Descripción del puesto
Mantener y organizar un sistema de archivado eficiente y preciso para la organización, mediante la clasificación y categorización de documentos, la creación y actualización constante de registros y la recuperación oportuna de archivos cuando sean solicitados, garantizando al mismo tiempo la seguridad y confidencialidad de la información sensible, así como el apoyo en tareas administrativas básicas, contribuyendo de manera esencial al funcionamiento ágil y ordenado de la entidad al facilitar el acceso rápido y confiable a documentos y registros importantes.
Responsabilidades principales:
- Organizar y clasificar documentos físicos y digitales de acuerdo con los sistemas de archivo establecidos por la organización.
- Registrar y actualizar información documental en bases de datos o sistemas de gestión, asegurando la exactitud de los datos.
- Etiquetar, codificar y archivar documentos para facilitar su identificación y rápida localización.
- Gestionar la recuperación de archivos atendiendo solicitudes internas de manera eficiente y oportuna.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información, cumpliendo con las políticas de protección de datos.
- Mantener actualizado el sistema de archivo, depurando documentos obsoletos y asegurando el orden continuo.
- Atender consultas y requerimientos del personal, ya sea vía telefónica, correo electrónico o presencial.
- Apoyar en tareas administrativas generales, como digitalización de documentos, manejo de correspondencia y elaboración de reportes.
Requisitos
- Profesional en Archivología, Gestión Documental, Administración, Secretariado o Gestión Administrativa
- Dos años de experiencia en cargos relacionados
- Conocimiento en sistemas informáticos, manejo de documentos y confidencialidad de la información.
- Manejo de paquete de Office.
Competencias claves:
- Orientación al resultado
- Orientación al detalle
- Orientación al cliente
- Análisis y resolución de problemas
- Mejora Continua
- Capacidad de Aprendizaje
- Control del Gasto
- Trabajo de Equipo